Self-organize atau Mengatur Diri Sendiri

 Self-organize (dalam bahasa Indonesia disebut sebagai "mengatur diri sendiri") adalah kemampuan individu atau kelompok untuk mengatur dan mengelola tugas atau aktivitas yang mereka lakukan tanpa bantuan atau pengawasan dari orang lain. Dalam lingkungan kerja, self-organize dapat terjadi di antara anggota tim atau departemen yang memiliki tujuan dan tanggung jawab yang jelas.

Self-organize merupakan konsep yang seringkali dihubungkan dengan prinsip-prinsip manajemen lean atau agile. Dalam prinsip-prinsip ini, self-organize diartikan sebagai kemampuan individu atau tim untuk menentukan bagaimana mereka akan bekerja dalam mencapai tujuan atau target yang telah ditetapkan. Dalam proses ini, mereka diberikan kebebasan untuk memilih cara terbaik untuk menyelesaikan tugas, memutuskan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya, dan menyelesaikannya dalam waktu yang telah ditentukan.

Self-organize dapat meningkatkan kinerja dan efektivitas tim karena anggota tim merasa memiliki kendali dan tanggung jawab atas tugas yang mereka lakukan. Hal ini dapat meningkatkan motivasi dan kreativitas, serta membantu mendorong kerja sama antar anggota tim. Namun, agar self-organize berhasil, diperlukan lingkungan yang inklusif, transparan, dan percaya pada kemampuan individu atau kelompok untuk mengelola tugas mereka. Manajemen juga harus memberikan dukungan yang cukup dalam hal pengembangan keterampilan, sumber daya, dan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan efektif dan efisien.

Self Organize dalam Scrum

Self-organize adalah salah satu prinsip dasar dalam Scrum, suatu kerangka kerja agile yang digunakan untuk pengembangan produk perangkat lunak. Dalam konteks Scrum, self-organize berarti bahwa tim pengembangan memiliki otonomi dalam mengorganisasi dan menentukan bagaimana mereka akan bekerja dalam mencapai tujuan sprint yang telah ditetapkan.

Dalam Scrum, tim pengembangan dipandang sebagai tim multidisiplin yang terdiri dari individu yang memiliki keterampilan yang berbeda-beda. Mereka bekerja bersama-sama dalam satu tim dan diharapkan untuk berpartisipasi secara aktif dalam proses pengembangan produk. Self-organize di Scrum mengacu pada kemampuan tim untuk mengatur dan mengelola pekerjaan mereka sendiri, dan bekerja secara mandiri untuk mencapai tujuan sprint.

Self-organize dalam Scrum memiliki beberapa manfaat, di antaranya adalah:

1. Meningkatkan keterlibatan anggota tim: Dalam Scrum, anggota tim merasa memiliki kendali atas pekerjaan yang mereka lakukan, sehingga mereka merasa lebih terlibat dan berkomitmen untuk mencapai tujuan sprint.

2. Meningkatkan kreativitas dan inovasi: Dalam lingkungan yang self-organize, anggota tim merasa lebih bebas untuk mengekspresikan ide-ide kreatif dan inovatif, sehingga dapat membantu menciptakan solusi yang lebih baik dan lebih efektif.

3. Meningkatkan fleksibilitas: Dalam self-organize, tim dapat menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan atau situasi yang muncul selama sprint, tanpa perlu menunggu instruksi atau persetujuan dari pihak lain.

Namun, agar self-organize berhasil dalam Scrum, diperlukan dukungan dari Scrum Master dan Product Owner. Scrum Master bertanggung jawab untuk menghilangkan hambatan atau kendala yang muncul selama sprint, sementara Product Owner harus memastikan bahwa tujuan sprint dan prioritas pekerjaan jelas dan mudah dipahami oleh anggota tim.

Keamanan Psikologis "Psychological safety"

Keamanan psikologis adalah konsep dalam psikologi yang mengacu pada perasaan individu bahwa mereka aman, nyaman, dan bisa menjadi diri mereka sendiri tanpa takut dihakimi, dieksklusi, atau diberikan perlakuan yang merugikan. Ini adalah aspek penting dalam kesejahteraan psikologis dan emosional seseorang. Keamanan psikologis dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor dan memiliki dampak yang signifikan pada kesejahteraan mental seseorang. Berikut adalah beberapa aspek penting terkait dengan keamanan psikologis:

1. Kepercayaan dan Keterbukaan: Keamanan psikologis sering kali terkait dengan tingkat kepercayaan dan keterbukaan individu terhadap orang lain. Seseorang yang merasa bahwa orang-orang di sekitarnya dapat dipercayai dan bahwa mereka dapat berbicara terbuka tanpa takut diremehkan atau dihakimi cenderung merasa lebih aman secara psikologis.

2. Penerimaan dan Penghargaan: Penerimaan diri dan penghargaan dari orang lain memainkan peran penting dalam keamanan psikologis. Ketika seseorang merasa diterima dan dihargai untuk siapa mereka sebenarnya, mereka lebih cenderung merasa aman dalam hubungan dan lingkungan mereka.

3. Kebebasan Ekspresi: Keamanan psikologis juga terkait dengan kebebasan individu untuk mengekspresikan diri mereka sendiri tanpa takut sanksi atau perasaan terhambat. Ini mencakup hak untuk berpendapat, berbicara tentang perasaan dan pemikiran, serta mengejar minat dan hasrat pribadi tanpa rasa takut.

4. Ketidakpastian dan Kendali: Keamanan psikologis juga terkait dengan cara individu menghadapi ketidakpastian dalam hidup. Seseorang yang merasa memiliki kontrol atas hidup mereka dan mampu mengatasi ketidakpastian dengan rasa percaya diri cenderung merasa lebih aman secara psikologis.

5. Hubungan yang Sehat: Hubungan yang sehat dengan orang lain, baik itu dalam konteks keluarga, teman, atau rekan kerja, dapat mendukung keamanan psikologis. Hubungan yang positif dan mendukung dapat memberikan dukungan emosional dan mengurangi rasa takut atau kecemasan.

6. Lingkungan yang Mendukung: Lingkungan fisik dan sosial yang aman, terbuka, dan mendukung dapat memainkan peran besar dalam meningkatkan keamanan psikologis. Ini termasuk lingkungan kerja yang memfasilitasi pertumbuhan profesional, lingkungan sekolah yang mendukung perkembangan siswa, dan masyarakat yang menerima keberagaman.

7. Dukungan Sosial: Merasa didukung oleh keluarga, teman, dan komunitas dapat membantu memperkuat keamanan psikologis. Ketika individu tahu bahwa mereka memiliki jaringan sosial yang dapat diandalkan dalam situasi sulit, ini dapat mengurangi rasa takut dan kecemasan.

Keamanan psikologis adalah komponen penting dari kesejahteraan mental dan emosional seseorang. Penting untuk mengenali bahwa keamanan psikologis dapat bervariasi dari satu individu ke individu lainnya, dan bisa dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti pengalaman masa lalu, lingkungan saat ini, dan hubungan interpersonal. Pemberian dukungan sosial, pemahaman, dan penghormatan terhadap kebutuhan keamanan psikologis seseorang adalah langkah-langkah penting dalam mendukung kesejahteraan mental mereka.

Kenapa Daily Scrum Penting ?

Daily Scrum atau Daily Stand-up adalah sebuah kegiatan yang umum dilakukan dalam kerangka pengembangan perangkat lunak dengan metode Agile. Kegiatan ini dilakukan setiap hari dan bertujuan untuk memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang proyek yang sedang dikerjakan, saling berkoordinasi, serta mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang muncul sejak pertemuan sebelumnya.

Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim harus menjawab tiga pertanyaan dasar:

1. Apa yang telah dilakukan sejak pertemuan sebelumnya?
2. Apa yang akan dilakukan selanjutnya?
3. Apa hambatan atau kendala yang dihadapi dalam pekerjaan?

Daily Scrum dapat dilakukan secara tatap muka maupun melalui video conference. Kegiatan ini biasanya berlangsung dalam waktu 15 menit atau kurang, dan diharapkan dapat membantu tim dalam mengoptimalkan produktivitas dan kualitas kerja.

Kenapa Daily Scrum Penting ?

Daily Scrum, atau yang juga dikenal dengan istilah daily stand-up meeting, merupakan suatu kegiatan yang penting dalam pengelolaan proyek dengan menggunakan metode Agile. Kegiatan ini dilakukan setiap hari dan bertujuan untuk memastikan semua anggota tim tetap berada pada jalur yang tepat dan mencapai target proyek yang ditetapkan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Daily Scrum penting dalam pengelolaan proyek dengan metode Agile:

1. Memastikan fokus pada tujuan: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim membagikan update tentang proyek yang sedang dikerjakan. Hal ini membantu memastikan bahwa semua anggota tim fokus pada tujuan yang telah ditetapkan dan tidak terganggu oleh hal-hal yang tidak relevan.

2. Mengurangi risiko: Dalam kegiatan Daily Scrum, tim dapat mengidentifikasi masalah atau hambatan yang sedang dihadapi. Dengan demikian, tim dapat segera mengambil tindakan untuk mengurangi risiko dan memastikan proyek berjalan lancar.

3. Meningkatkan transparansi: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim harus mengupdate status pekerjaannya. Hal ini membuat tim lebih terbuka dan transparan mengenai kemajuan proyek yang sedang dikerjakan.

4. Meningkatkan komunikasi: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim dapat mengajukan pertanyaan atau memberikan umpan balik. Hal ini memastikan bahwa komunikasi antar anggota tim terjaga dengan baik.

5. Meningkatkan akuntabilitas: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim bertanggung jawab atas tugas yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa setiap anggota tim bekerja secara efektif dan bertanggung jawab atas kemajuan proyek.

Dengan melakukan kegiatan Daily Scrum secara efektif, tim dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan proyek dengan metode Agile.

Tips Supaya Daily Scrum Ideal

Berikut ini adalah beberapa tips ideal untuk kegiatan Daily Scrum:

1. Waktu yang tepat: Pastikan waktu yang dipilih untuk kegiatan Daily Scrum tidak bertabrakan dengan kegiatan penting lainnya. Usahakan agar semua anggota tim hadir pada waktu yang telah disepakati.

2. Durasi yang tepat: Kegiatan Daily Scrum sebaiknya tidak lebih dari 15 menit. Pastikan setiap anggota tim dapat menjawab tiga pertanyaan dasar dengan jelas dan singkat.

3. Fokus pada pekerjaan: Diskusikan hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan dan proyek yang sedang dikerjakan, bukan tentang topik lain yang tidak relevan.

4. Jangan menunda-nunda: Jangan menunda-nunda kegiatan Daily Scrum. Lakukan kegiatan ini secara teratur setiap hari pada waktu yang telah disepakati.

5. Jangan menyalahkan: Jangan menyalahkan satu sama lain jika ada masalah atau hambatan dalam pekerjaan. Alihkan fokus pada cara mengatasi masalah dan membantu satu sama lain.

6. Komunikasi yang efektif: Pastikan setiap anggota tim dapat berbicara dengan jelas dan terdengar oleh semua orang. Gunakan teknologi yang memungkinkan komunikasi yang lancar jika anggota tim tidak berada di lokasi yang sama.

7. Penyelesaian masalah: Jika ada masalah atau hambatan dalam pekerjaan, segera cari solusinya dan atasi. Jangan biarkan masalah menjadi semakin rumit dan sulit diatasi.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, diharapkan kegiatan Daily Scrum dapat berjalan dengan efektif dan membantu meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja tim.

Bagaimana Definition of Done Mendukung Acara Scrum ?

 1. Sprint Planning

Definition of Done membantu Tim Scrum untuk memahami aktivitas apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan karenanya membantu menguraikan Item Product Backlog menjadi rencana yang dapat ditindaklanjuti.

💡Kiat: Jadikan Definition of Done terlihat di seluruh Perencanaan Sprint. Mintalah Dedvelopers untuk sering merujuknya.

 

2. Daily Scrum

Definition of Done membantu tim untuk menyadari bahwa meskipun seorang anggota individu telah menyelesaikan tugasnya yang terkait dengan item backlog produk, item tersebut tidak akan dianggap sebagai 'Selesai' sampai definisi tersebut terpenuhi seluruhnya. Ini membantu membangun pola pikir 'Tujuan Tim di atas Sasaran Individu' dan scrum harian adalah acara terbaik untuk itu.

💡Tips: Bangun alur kerja yang dapat menunjukkan bagaimana Tim Scrum mencapai 'Selesai'. Gunakan kolom untuk mewakili aliran ini. Mulai dari kanan ke kiri selama Daily Scrum. Item di kanan lebih dekat ke 'Selesai' dan karenanya dapat diubah menjadi nilai.

 

3. Sprint Review

Definition of Done memberikan pemahaman bersama antara Stakeholder dan tim Scrum tentang apa yang dimaksud dengan 'Selesai'. Ini memberikan pemahaman bersama tentang kriteria kualitas yang dimiliki produk saat ini. Ini meningkatkan transparansi di antara peserta dan mendukung empirisme.

Tim Scrum mendapatkan umpan balik terbaik saat mereka membagikan Inkremen 'Selesai' dengan pemangku kepentingan. Pekerjaan yang dibatalkan mengurangi transparansi dan terkadang dapat menyebabkan kebingungan dan ekspektasi yang tidak realistis.

Jika item Product Backlog tidak memenuhi Definition of Done, item tersebut tidak dapat dirilis atau bahkan dipresentasikan pada Sprint Review.
Panduan Scrum 2020

Terkadang, Sprint Review juga bisa menjadi pemicu adaptasi Definition of Done.

4. Sprint Retrospective

Ini adalah acara terbaik di mana Definition of Done diadaptasi untuk meningkatkan kualitas produk dan proses internal. Banyak tim memulai dengan Definition of Done yang tidak terlalu ketat selama Pengembangan Produk awal. Namun, tujuan jangka panjangnya adalah untuk mengurangi hutang teknis yang dapat diakumulasikan karena Definition of Done yang kurang ketat.

Misalnya, ketika saya pertama kali mengembangkan kursus e-learning saya, Definition of Done tidak terlalu ketat. Itu tidak memiliki elemen seperti 'Tidak ada kesalahan tata bahasa', 'Harus memiliki font yang sama sepanjang kursus', dll. Fokus saya lebih pada konten. Tapi saya belajar dari umpan balik dan Definition of Done menjadi lebih baik dari waktu ke waktu dengan menambahkan lebih banyak kriteria kualitas.

 

5. Sprint

Sprint adalah jantung dari Scrum, di mana ide diubah menjadi nilai. Semua pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai Sasaran Produk, termasuk Perencanaan Sprint, Scrum Harian, Tinjauan Sprint, dan Retrospektif Sprint, terjadi di dalam Sprint. Panduan Scrum 2020.

Sprint memberikan konsistensi yang membantu dalam mengelola kompleksitas Pengembangan Produk. Bagaimana kami memilih durasi Sprint juga bergantung pada kemampuan Tim Scrum untuk membuat Inkremen 'Selesai'. Oleh karena itu, Definition of Done memainkan peran penting dalam hal itu. (Untuk lebih lanjut, baca artikel saya Berapa Lama Sprint Seharusnya.)

Semua pekerjaan untuk memenuhi Sasaran Produk, Sasaran Sprint terjadi di dalam Sprint. Bagaimana kita bisa mencapai tujuan kita tanpa Peningkatan 'Selesai'?

Komitmen kami untuk memiliki Inkremen 'Selesai' mengubah ide dan asumsi menjadi nilai. Sepanjang Sprint, Pengembang harus mengingat Definition of Done.

Tugas kita bukan menyelesaikan tiket Jira/Rally. Tugas kami adalah memberikan nilai melalui Inkremen 'Selesai'.

 

Catatan Akhir

Tidak memiliki Definition of Done yang baik atau tidak mengikutinya adalah salah satu alasan utama buruknya kualitas produk dan menumpuknya hutang teknis. Ini mengurangi keberlanjutan dan skalabilitas produk dalam jangka panjang. Terkadang ketidakmampuan untuk mempertahankan dan menskalakan organisasi ini melumpuhkan.