Keamanan Psikologis "Psychological safety"

Keamanan psikologis adalah konsep dalam psikologi yang mengacu pada perasaan individu bahwa mereka aman, nyaman, dan bisa menjadi diri mereka sendiri tanpa takut dihakimi, dieksklusi, atau diberikan perlakuan yang merugikan. Ini adalah aspek penting dalam kesejahteraan psikologis dan emosional seseorang. Keamanan psikologis dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor dan memiliki dampak yang signifikan pada kesejahteraan mental seseorang. Berikut adalah beberapa aspek penting terkait dengan keamanan psikologis:

1. Kepercayaan dan Keterbukaan: Keamanan psikologis sering kali terkait dengan tingkat kepercayaan dan keterbukaan individu terhadap orang lain. Seseorang yang merasa bahwa orang-orang di sekitarnya dapat dipercayai dan bahwa mereka dapat berbicara terbuka tanpa takut diremehkan atau dihakimi cenderung merasa lebih aman secara psikologis.

2. Penerimaan dan Penghargaan: Penerimaan diri dan penghargaan dari orang lain memainkan peran penting dalam keamanan psikologis. Ketika seseorang merasa diterima dan dihargai untuk siapa mereka sebenarnya, mereka lebih cenderung merasa aman dalam hubungan dan lingkungan mereka.

3. Kebebasan Ekspresi: Keamanan psikologis juga terkait dengan kebebasan individu untuk mengekspresikan diri mereka sendiri tanpa takut sanksi atau perasaan terhambat. Ini mencakup hak untuk berpendapat, berbicara tentang perasaan dan pemikiran, serta mengejar minat dan hasrat pribadi tanpa rasa takut.

4. Ketidakpastian dan Kendali: Keamanan psikologis juga terkait dengan cara individu menghadapi ketidakpastian dalam hidup. Seseorang yang merasa memiliki kontrol atas hidup mereka dan mampu mengatasi ketidakpastian dengan rasa percaya diri cenderung merasa lebih aman secara psikologis.

5. Hubungan yang Sehat: Hubungan yang sehat dengan orang lain, baik itu dalam konteks keluarga, teman, atau rekan kerja, dapat mendukung keamanan psikologis. Hubungan yang positif dan mendukung dapat memberikan dukungan emosional dan mengurangi rasa takut atau kecemasan.

6. Lingkungan yang Mendukung: Lingkungan fisik dan sosial yang aman, terbuka, dan mendukung dapat memainkan peran besar dalam meningkatkan keamanan psikologis. Ini termasuk lingkungan kerja yang memfasilitasi pertumbuhan profesional, lingkungan sekolah yang mendukung perkembangan siswa, dan masyarakat yang menerima keberagaman.

7. Dukungan Sosial: Merasa didukung oleh keluarga, teman, dan komunitas dapat membantu memperkuat keamanan psikologis. Ketika individu tahu bahwa mereka memiliki jaringan sosial yang dapat diandalkan dalam situasi sulit, ini dapat mengurangi rasa takut dan kecemasan.

Keamanan psikologis adalah komponen penting dari kesejahteraan mental dan emosional seseorang. Penting untuk mengenali bahwa keamanan psikologis dapat bervariasi dari satu individu ke individu lainnya, dan bisa dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti pengalaman masa lalu, lingkungan saat ini, dan hubungan interpersonal. Pemberian dukungan sosial, pemahaman, dan penghormatan terhadap kebutuhan keamanan psikologis seseorang adalah langkah-langkah penting dalam mendukung kesejahteraan mental mereka.

Kenapa Daily Scrum Penting ?

Daily Scrum atau Daily Stand-up adalah sebuah kegiatan yang umum dilakukan dalam kerangka pengembangan perangkat lunak dengan metode Agile. Kegiatan ini dilakukan setiap hari dan bertujuan untuk memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang proyek yang sedang dikerjakan, saling berkoordinasi, serta mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang muncul sejak pertemuan sebelumnya.

Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim harus menjawab tiga pertanyaan dasar:

1. Apa yang telah dilakukan sejak pertemuan sebelumnya?
2. Apa yang akan dilakukan selanjutnya?
3. Apa hambatan atau kendala yang dihadapi dalam pekerjaan?

Daily Scrum dapat dilakukan secara tatap muka maupun melalui video conference. Kegiatan ini biasanya berlangsung dalam waktu 15 menit atau kurang, dan diharapkan dapat membantu tim dalam mengoptimalkan produktivitas dan kualitas kerja.

Kenapa Daily Scrum Penting ?

Daily Scrum, atau yang juga dikenal dengan istilah daily stand-up meeting, merupakan suatu kegiatan yang penting dalam pengelolaan proyek dengan menggunakan metode Agile. Kegiatan ini dilakukan setiap hari dan bertujuan untuk memastikan semua anggota tim tetap berada pada jalur yang tepat dan mencapai target proyek yang ditetapkan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Daily Scrum penting dalam pengelolaan proyek dengan metode Agile:

1. Memastikan fokus pada tujuan: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim membagikan update tentang proyek yang sedang dikerjakan. Hal ini membantu memastikan bahwa semua anggota tim fokus pada tujuan yang telah ditetapkan dan tidak terganggu oleh hal-hal yang tidak relevan.

2. Mengurangi risiko: Dalam kegiatan Daily Scrum, tim dapat mengidentifikasi masalah atau hambatan yang sedang dihadapi. Dengan demikian, tim dapat segera mengambil tindakan untuk mengurangi risiko dan memastikan proyek berjalan lancar.

3. Meningkatkan transparansi: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim harus mengupdate status pekerjaannya. Hal ini membuat tim lebih terbuka dan transparan mengenai kemajuan proyek yang sedang dikerjakan.

4. Meningkatkan komunikasi: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim dapat mengajukan pertanyaan atau memberikan umpan balik. Hal ini memastikan bahwa komunikasi antar anggota tim terjaga dengan baik.

5. Meningkatkan akuntabilitas: Dalam kegiatan Daily Scrum, setiap anggota tim bertanggung jawab atas tugas yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa setiap anggota tim bekerja secara efektif dan bertanggung jawab atas kemajuan proyek.

Dengan melakukan kegiatan Daily Scrum secara efektif, tim dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan proyek dengan metode Agile.

Tips Supaya Daily Scrum Ideal

Berikut ini adalah beberapa tips ideal untuk kegiatan Daily Scrum:

1. Waktu yang tepat: Pastikan waktu yang dipilih untuk kegiatan Daily Scrum tidak bertabrakan dengan kegiatan penting lainnya. Usahakan agar semua anggota tim hadir pada waktu yang telah disepakati.

2. Durasi yang tepat: Kegiatan Daily Scrum sebaiknya tidak lebih dari 15 menit. Pastikan setiap anggota tim dapat menjawab tiga pertanyaan dasar dengan jelas dan singkat.

3. Fokus pada pekerjaan: Diskusikan hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan dan proyek yang sedang dikerjakan, bukan tentang topik lain yang tidak relevan.

4. Jangan menunda-nunda: Jangan menunda-nunda kegiatan Daily Scrum. Lakukan kegiatan ini secara teratur setiap hari pada waktu yang telah disepakati.

5. Jangan menyalahkan: Jangan menyalahkan satu sama lain jika ada masalah atau hambatan dalam pekerjaan. Alihkan fokus pada cara mengatasi masalah dan membantu satu sama lain.

6. Komunikasi yang efektif: Pastikan setiap anggota tim dapat berbicara dengan jelas dan terdengar oleh semua orang. Gunakan teknologi yang memungkinkan komunikasi yang lancar jika anggota tim tidak berada di lokasi yang sama.

7. Penyelesaian masalah: Jika ada masalah atau hambatan dalam pekerjaan, segera cari solusinya dan atasi. Jangan biarkan masalah menjadi semakin rumit dan sulit diatasi.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, diharapkan kegiatan Daily Scrum dapat berjalan dengan efektif dan membantu meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja tim.

Bagaimana Definition of Done Mendukung Acara Scrum ?

 1. Sprint Planning

Definition of Done membantu Tim Scrum untuk memahami aktivitas apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan karenanya membantu menguraikan Item Product Backlog menjadi rencana yang dapat ditindaklanjuti.

💡Kiat: Jadikan Definition of Done terlihat di seluruh Perencanaan Sprint. Mintalah Dedvelopers untuk sering merujuknya.

 

2. Daily Scrum

Definition of Done membantu tim untuk menyadari bahwa meskipun seorang anggota individu telah menyelesaikan tugasnya yang terkait dengan item backlog produk, item tersebut tidak akan dianggap sebagai 'Selesai' sampai definisi tersebut terpenuhi seluruhnya. Ini membantu membangun pola pikir 'Tujuan Tim di atas Sasaran Individu' dan scrum harian adalah acara terbaik untuk itu.

💡Tips: Bangun alur kerja yang dapat menunjukkan bagaimana Tim Scrum mencapai 'Selesai'. Gunakan kolom untuk mewakili aliran ini. Mulai dari kanan ke kiri selama Daily Scrum. Item di kanan lebih dekat ke 'Selesai' dan karenanya dapat diubah menjadi nilai.

 

3. Sprint Review

Definition of Done memberikan pemahaman bersama antara Stakeholder dan tim Scrum tentang apa yang dimaksud dengan 'Selesai'. Ini memberikan pemahaman bersama tentang kriteria kualitas yang dimiliki produk saat ini. Ini meningkatkan transparansi di antara peserta dan mendukung empirisme.

Tim Scrum mendapatkan umpan balik terbaik saat mereka membagikan Inkremen 'Selesai' dengan pemangku kepentingan. Pekerjaan yang dibatalkan mengurangi transparansi dan terkadang dapat menyebabkan kebingungan dan ekspektasi yang tidak realistis.

Jika item Product Backlog tidak memenuhi Definition of Done, item tersebut tidak dapat dirilis atau bahkan dipresentasikan pada Sprint Review.
Panduan Scrum 2020

Terkadang, Sprint Review juga bisa menjadi pemicu adaptasi Definition of Done.

4. Sprint Retrospective

Ini adalah acara terbaik di mana Definition of Done diadaptasi untuk meningkatkan kualitas produk dan proses internal. Banyak tim memulai dengan Definition of Done yang tidak terlalu ketat selama Pengembangan Produk awal. Namun, tujuan jangka panjangnya adalah untuk mengurangi hutang teknis yang dapat diakumulasikan karena Definition of Done yang kurang ketat.

Misalnya, ketika saya pertama kali mengembangkan kursus e-learning saya, Definition of Done tidak terlalu ketat. Itu tidak memiliki elemen seperti 'Tidak ada kesalahan tata bahasa', 'Harus memiliki font yang sama sepanjang kursus', dll. Fokus saya lebih pada konten. Tapi saya belajar dari umpan balik dan Definition of Done menjadi lebih baik dari waktu ke waktu dengan menambahkan lebih banyak kriteria kualitas.

 

5. Sprint

Sprint adalah jantung dari Scrum, di mana ide diubah menjadi nilai. Semua pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai Sasaran Produk, termasuk Perencanaan Sprint, Scrum Harian, Tinjauan Sprint, dan Retrospektif Sprint, terjadi di dalam Sprint. Panduan Scrum 2020.

Sprint memberikan konsistensi yang membantu dalam mengelola kompleksitas Pengembangan Produk. Bagaimana kami memilih durasi Sprint juga bergantung pada kemampuan Tim Scrum untuk membuat Inkremen 'Selesai'. Oleh karena itu, Definition of Done memainkan peran penting dalam hal itu. (Untuk lebih lanjut, baca artikel saya Berapa Lama Sprint Seharusnya.)

Semua pekerjaan untuk memenuhi Sasaran Produk, Sasaran Sprint terjadi di dalam Sprint. Bagaimana kita bisa mencapai tujuan kita tanpa Peningkatan 'Selesai'?

Komitmen kami untuk memiliki Inkremen 'Selesai' mengubah ide dan asumsi menjadi nilai. Sepanjang Sprint, Pengembang harus mengingat Definition of Done.

Tugas kita bukan menyelesaikan tiket Jira/Rally. Tugas kami adalah memberikan nilai melalui Inkremen 'Selesai'.

 

Catatan Akhir

Tidak memiliki Definition of Done yang baik atau tidak mengikutinya adalah salah satu alasan utama buruknya kualitas produk dan menumpuknya hutang teknis. Ini mengurangi keberlanjutan dan skalabilitas produk dalam jangka panjang. Terkadang ketidakmampuan untuk mempertahankan dan menskalakan organisasi ini melumpuhkan. 

Version Control System

 Pada saat saya minta mengajukan perpindahan AQM dan SSO dari server AWS ke Goocle Cloud, saya harus membuat dokumen pengajuan migrasi AMQ & SSO yang harus di setujui oleh 3 divisi yaitu infra, IT Enablement dan ke atasan pada squad atau tim.

 Pada saat setiap orang sign, saya simpan dokumen tersebut sebagai versi berikutnya saya lakukan berurutan sesuai dengan tanda tangannya. Hal ini saya lakukan untuk bisa nge-track perubahannya, dan sebagai backup jika versi yang terakhir bermasalah saya bisa ambil versi yang sebelumnya. seperti berikut version nya :

1. versi sign 01 - dokument ini sudah saya sign sebagai yang membuat dokumen
2. versi sign 02 - dokumen di sign oleh atasan saya
3. versi sign 03 - dokumen telah di sign oleh infra 
4. versi sign 04 - dokumen telah di sign IT Enablement

 Hampir semua bagian di dalam perusahaan melakukan hal tersebut dan biasanya secara manual.

Saat ini sudah ada Version Control System dari GIT yang bisa kita gunakan untuk case seperti di atas. Version Control adalah sebuah system yang merekam perubahan pada file dari waktu ke waktu, sehingga kita bisa melihat versi sebelumnya jika kita menginginkannya.

Version Control saat ini sangat populer di kalangan programmer, karena programmer selalu membuat code program dalam bentuk kode tulisan. Dengan Version Control programmer bisa merekam semua perubahan yang terjadi. Sehingga jika ada kesalahan programmer bisa dengan mudah kembali ke Versi Sebelumnya.

Version control dapat digunakan untuk file dalam bentuk text namun juga dapat digunakan file lain misal seorang grafik designer dapat menggunakan version control system untuk file PSD, ilustrator dll sehingga designer tidak perlu membackup secara manual.

Secara garis besar, Version Control System ada 3 jenis. yaitu :

1. Local Version Control
• Local version control merupakan version control yang hanya berjalan pada di local computer.
• pendekatan ini bisa digunakan karena sederhana dan tidak butuh server, karena semua riwayat pekerjaan tersimpan di local computer.
• setiap perubahan versi yang tersimpan di file tersimpan di local computer
  
  
2. Centralized Version Control
• masalah yang terjadi pada local version control adalah jika computer rusak maka seluruh data akan hilang
• selain itu, agak sulit berkolaborasi dengan pengguna lain jika file hanya ada pada satu computer
• untuk menangani masalah ini, kita bisa menggunakan Centrlized Version Control
• local version control menyimpan seluruh perubahan data pada server
• pengguna bisa mengakses data ke server untuk melihat perubahan file
• kekurangannya adalah jika pengguna offline mereka tidak bisa melihat semua riwayat file karena semua riwayat hanya ada pada server.
• selain itu, jika server down maka seluruh pengguna tidak bisa melakukan perubahan ataupun melihat perubahan / revisi file.
• contoh Centralized Version Control adalah Subrversion
  
  
3. Distributed Version Control (DVS)
• distributed version control adalah alternatif lain dari centralized version control 
• dalam DVSclient tidak hanya mengambil version terakhir namun seluruh riwayat version control di copy seluruhnya.
• dengan begitu, jika ada masalah pada server. client masih tetap bisa bekerja memanipulasi file, sampai melihata riwayat perubahan.
• bahkan dalam DVS, server bisa lebih dari satu, karena tiap server isinya sama yaitu full backup data.
• contoh DVS adalah GIT, Mercurial, dll

Coaching

Organisasi yang mengalami situasi VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity dan Ambiguity) perlu merepleksikan kembali leadership style-nya, karena leadership style yang dijalankan memungkinkan keberhasilan mendorong timnya untuk menyelesaikan tugas-tugas hingga mencapai target perusahaan.

Dalam situasi ini, tim menginginkan lebih dari sekedar training. Mereka juga ingin membangun budaya mentoring dan pengembangan diri melalui coaching, mereka ingin ada yang mendengarkan dan membantu mereka, mereka ingin mendapatkan feedback dan dukungan tidak hanya datang saat mereka berhasil mencapai target tetapi juga saat mereka gagal.

Menurut ICF (International Coach Federation), coaching adalah bentuk partnership yang terbangun antara coach dan coachee, untuk memaksimalkan potensi pribadi dan profesional coachee melalui proses kreatif guna menstimulasi dan mengeksplorasi pikiran agar dapat memaksimalkan potensi personal serta profesional.

Merujuk pada istilah partnership tersebut, maka ada unsur kesetaraan antara coach dengan coachee. Coach dan coachee berada dalam posisi duduk sama rendah dan berdiri sama tinggi. Dalam konteks partnership itu pula, proses yang terjadi di dalam coaching adalah proses dialog, komunikasi dua arah, dan saling memahami satu sama lain dalam suasana yang produktif.

Self Management

Pada dasarnya manusia adalah self-managing creature. Manusia adalah mahluk yang Otonom yang artinya manusia memiliki kehendak bebas untuk melakukan apa yang menurut dia baik bagi dirinya sesuai dengan kapasitas yang dia miliki. Self-managing adalah kebutuhan dasar manusia sebagai mahluk ciptaan Tuhan yang otonom, hal ini bukanlah sebuah utopia.

Ketika seorang bayi terlahir, dia tidak memiliki pengetahuan sama sekali (sering disebut masih suci). Seorang bayi mendapatkan pengetahuan dari apa yang dia lihat dan dengar tanpa ada yang memerintah dia untuk mempelajari dan mempaktikkan apa yang dia lihat.

Pada dasarnya software developer adalah individu yang baik adanya, kreatif, independent, self managing, dapat berpikir mandiri untuk menyelesaikan masalah yang mereka hadapi.

Lalu apa yang membuat perilaku manusia menjadi tidak self-managing dalam dunia kerja ?

Menurut saya ada dua hal yang mempengaruhi nya yaitu Pendidikan dan system di dunia kerja.

1.      Pendidikan yang pasif

Saya adalah salah satu siswa yang mengalami Pendidikan yang pasif dimana waktu Sekolah Dasar guru menyuruh semua murid di kelas untuk satukan tangan di atas meja bahkan terkadang dilarang untuk bergerak dan mendengarkan guru yang ngoceh di depan. Ketika SMP Pendidikan pasif yang saya alami berubah dimana guru masuk dikelas memberikan buku kemudian menyuruh ketua kelas membacakan dan yang lain menuliskan di buku tulisdan di SMA dan kuliah pun begitu.

System Pendidikan di Indonesia telah berhasil mengembangkan orang-orang yang pasif dan tidak mengerti apa itu self-managing karena selama enam belas tahun terbiasa pasif duduk di kelas mendengarkan dan mengiyakan guru atau dosen yang sedang mengajar.

2.      System di dunia kerja

System di dunia kerja yang tanggung-jawab sepenuh nya menjadi beban seorang manager, sehingga seorang manager merencanakan sedemikian rinci dan memaksa semua orang mengikuti rencana yang manager buat.

Jika ada seorang software developer yang menerapkan self-manage dan melakukan apa yang menurutnya baik, maka cara berpikir seperti ini akan menempatkan software developer tersebut sebagai pribadi yang liar, bebal, tidak bisa di atur, dan memiliki ketergantungan kepada otoritas yang lebih tinggi darinya.

Self-managing bukan hanya perilaku dasar manusia, namun juga perilkau dasar hewan cintaan tuhan lainnya.

Sekumpulan bebek akan mebentuk “V” ketika mereka akan terbang ketempat baru. Ikan makarel akan berkelompok dalam jumlah besar untuk menakuti ikan yang jauh lebih besar. Semut adalah hewan yang paling menarik. Dalam koloni semut, tidak ada satu semut pun yang memimpin koloni dan memerintah anggota koloni lainnya. Semut tahu benar kalau secara kesatuan mereka dapdat melakukan hal yang besar. Semut self managing untuk bekerjasama sebagai satu-kesatuan mencari makanan untuk koloninya dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tanpa ada otoritas terpusat sama sekali. Kita sebagai mahluk tuhan yang paling mulia seharusnya bisa memahami self-managing jau lebih baik dari semut.

Sebagai seorang manager, kita harus mengerti bahwa self-managing bukanlah perilaku liar yang tidak dilandasi tanggungjawab. Self-managing adalah sebuah kebebasan dalam sebuah Batasan yang disepakati Bersama. Self-managing adalah sebuah otonomi dalam bekerja dimana seorang software developer dapat menentukan sendiri bagaimana cara yang terbaik untuk mereka menghasilkan tujuan yang diminta.

Software developer membutuhkan otonomi dalam melakukan pekerjaan mereka, karena hanya dengan demikian potensi developer dapat berkembang menjadi seorang Rock-star Developer. Self-management juga mendukung perusahaan untuk bisa menjadi agile. Software developer yang masih harus diperintah tidak akan bergerak lebih cepat karena akan selalu ada lag-time untuk dia menunggu instruksi dari managernya. 

3 Pilar SCRUM

 Scrum memiliki empat acara formal untuk inspeksi dan adaptasi yaitu sprint planning, daily scrum, sprint review dan sprint retrospective dimana keempat acara tersebut di lakukan dalam setiap sprint. Biasanya pada awal sprint berjalan banyak member tim yag berpikir bahwa inspeksi dan adaptasi hanya dilakukan pada sprint retrospective, dan ini selalu saya alami pada setiap tim yang saya coaching.

Inspeksi dan adabtasi tidak hanya di lakukan di acara-acara besar sprint saja (sprint planning, sprint review dan sprint retrospective) tapi juga di lakukan di daily scrum yang dilakukan setiap hari, hal ini berarti bahwa inspeksi dan adabtasi dilakukan setiap hari.

Pada sprint planning kita melakukan inspeksi dan adabtasi kemungkinan goal yang akan di capai pada sprint yang akan berjalan. Pada daily scrum kita inspeksi dan adabtasi kemajuan menuju sprint goal dan menyesuaikan sprint backlog seperlunnya dan menyesuaikan rencana kerja yang akan datang. Sprint review kita melakukan inspeksi dan adabtasi terhadap hasil dari sprint. Dan sprint retrospective kita inspeksi dan adabtasi cara untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas.

Namun untuk bisa inspeksi dengan baik, diskusi harus di dasari dengan transparansi. Inspeksi tanpa adanya transparansi hanya akan menutupi masalah dan mengambil keputusan dengan data yang tidak benar hanya akan meningkatkan risiko. Inspeksi tanpa adanya transparansi, menyesatkan dan sia-sia.

Tiga hal tersebut, transparansi, inspeksi dan adabtasi merupakan 3 pilar scrum.